ناحیه کاربری دفتر مرکزیدفتر مرکزینمایندگی اصفهان شنبه تا چهارشنبه ۱۰ الی ۱۸ | خیابان شریعتی. خیابان مقدم. شماره ۷۹ شنبه تا چهارشنبه ۱۰ الی ۱۸ | خیابان نظرمیانی. مجتمع پانیذ. واحد۴۷
Persian English
Tel / تلفن:
۴۳۸۴۰۲۱۲ (۲۱) ۹۸+
SMS / پیامک:
۹۸۳۰۰۰۷۴۷۷۷۱+
Email / ایمیل:
info@behsaa.com
مشاوره در تلگرام
درباره بی پی ام اس و حواشی خرید و استقرار BPMS در سازمان

با سلام و عرض احترام خدمت کلیه بازدید کنندگان محترم وب سایت بهسا، یکی از مسئولیت های عمومی واحد روابط عمومی بهسا، ارایه اطلاعات صحیح، بدور از بزرگنمایی و جامع به بازدید کنندگان بیشمار وب سایت گروه بهسا است. بعد از برخورد های سلیقه ای و چندگانه برخی از به اصطلاح تحلیل گران بر آن شدیم تا مقاله ای در خصوص حواشی BPMS در ایران انتشار دهیم و موضع خود را در این زمینه شفاف سازی نماییم. این مهم علاوه بر تعیین موضع گروه بهسا، رفع مسئولیتی در این خصوص بر عهده ما نهاده که مشکلات و ناشی از ضعف ها و ارایه های ناقص را از جمعیت متخصص این حوزه دور نماییم.

BPMS چیست؟

هر آنچه در مورد BPMS (بی پی ام اس ) ها تا کنون شنیده اید به کنار بگذارید. وب سایت های زیادی در کشور هستند که تلاش زیادی دارند تا آنچه برداشت شخصی از مدیریت سیستمی فرآیند های کسب و کار هست را در گروه دانش و برداشت های خود در صفحات متعدد و یا به لطف ثبت دامنه های مرتبط خود به عرصه نمایش بگذارند. این در حالی است که به همه چیز پرداخته شده جز مدیریت سیستمی فرآیند های کسب و کار ! برخی ها BPMS را با CRM / ERP یا Wfms مقایسه نموده اند. چون تنها برداشت آنها این بوده که نرم افزار های BPMS را می توان متناسب با نیاز سازمان طراحی کرد. برخی دیگر ساخت و تولید نرم افزار BPMS را با قطعیت تمام به هزینه هایی بالغ بر ۱۰ میلیارد تومان نسبت داده اند و مدعی دروغگویی شرکت های تولید کننده نرم افزار BPMS در ایران هستند! گاهی هم تشکیلات یا گروه هایی برای آموزش و فرآیند سازی در سازمان ها و شرکت ها راه اندازی شده و با قطور ساختن رزومه ای از آنچه در ناتکمیل سازی بوده، بازار سازی بسیار صورت گرفته است. در این مطلب سعی بر آن شده تا با مقایسه و نحوی بررسی سیستم های تولید شده یا توسعه داده شده، بازار سازی های انجام شده را به واقع بینی و واقع نگاری و واقع گویی دعوت نماییم.

البته بسیاری از همکاران در حوزه نرم افزار مطلع هستند که بسیاری از دستور العمل های درون سازمانی ویژه ارگان ها و موسسات دولتی و نیمه دولتی، مبنی بر استقرار نرم افزار های سیستمی مدیریت فرآیند و دیدگاه فرآیندی به پروسه های کاری، ابلاغ شده است. این موضوع باعث شده تا اشخاص حقیقی و حقوقی زیادی در خصوص نرم افزار های BPMS (بی پی ام اس) خود را ارایه دهنده قلمداد نمایند و یا حتی نرم افزارهای خارجی موجود را با هر کیفیتی ترجمه و روانه بازار نمایند. در این بین با ارایه های آموزشی و استقرار های نامطلوب، بازار سازی و اقدام به تشویش در انتخاب شایسته در حوزه نرم افزار نمایند. اگر تمایل به شناخت بیشتر BPMS ها یا نرم افزارهای مدیریت سیستماتیک نمودن فرآیند های کسب و کار دارید با ما همراه شوید.

در ادامه اعلام میدارد، گروه بهسا هیچ تاکیدی بر خرید نرم افزار بهسا، کلاس های آموزشی، استقرار نرم افزار، آموزش آنلاین و … ندارد و هیچگونه ترغیبی در این زمینه در این آموزش آماده سازی و ارایه نشده است. تنها قصد از انتشار این مطلب، آموزش عمومی و اطلاع رسانی و جلوگیری از فریب بازار سازان این حوزه است.

اولین موضوع در بررسی راهکارهای شناختی نرم افزار ها، رویکرد آنهاست. نرم افزار ها به سه دسته به شرح زیر تقسیم می شوند:

  • نرم افزار های MIS  : که تنها یک بخش از ماموریت یک سازمان را به تنهایی به صورت کامل پشتیبانی میکنند. نمونه ی این نرم افزار ها انواع نرم افزار های حسابداری یا CRM در سازمان ها و شرکت ها است. آنچه به تنهایی قسمت مهم یا کاربردی را سیستمی و مکانیزه نموده است و در قالب نرم افزار برای اطلاعات انبوه استفاده می شود.
  • نرم افزار های ERP : تشکیل و جمع سازی نرم افزارهای MIS در کنار یک دیگر و گاهی ترکیب نمودن این MIS های کوچک برای تشکیل ابزاری بزرگتر را ERP می نامند. البته تعاریف جامع تری از این نظر وجود دارد که تنها قصد داریم در این خصوص نسبت به نحوی معماری و بکارگیری این ابزار اطلاعات لازم را ارایه نماییم. ERP ها، یا نرم افزار های یکپارچه سعی بر آن دارند تا با ترکیب و جامعیت های بالا، تمام نیازهای یک مجموعه یا سازمان را پوشش دهند.
  • نرم افزار های BPMS : آن دست نرم افزارهایی که به کمک دانش های ساده همچون BPMN (زبان مدل سازی فرآیند ها) و فرم ساز ها، قصد دارند تا نرم افزارهای مطابق با نیاز سازمان یا شرکت ارایه دهند. جدای از تفاوت قیمتی این نرم افزار ها، امکانات ویژه و ابزارهای کاملی در جهت همسو سازی این دست نرم افزار ها با سایر ابزارهای قبلی ارایه خواهد شد. این دست نرم افزار ها نیاز به آموزش و حداقل استقرار یک فرآیند دارند. توضیحات بیشتر در این زمینه ارایه خواهد شد. ( تفاوت نرم افزار ها را در وب سایت گروه بهسا دنبال نمایید. )

چگونه فریب بازار سازان در حوزه نرم افزار BPMS را نخوریم؟

چالش اول : همواره تخصص تحصیلی معتبر ارایه دهندگان و پیشنهاد دهندگان را بررسی کنیم. فراموش نکنیم که در دوره ای از زندگی اجتماعی بسر می بریم که نباید ببینیم چه میگویند! (برعکس تصور موجود) بلکه باید ببینیم “چه کسی می‌گوید” ؟ این که اشخاصی تحت عناوین دکتر، مهندس، پروفسور، کارشناس، تحلیلگر، استاد و یا.. به شما مراجعه می نمایند از یک سو مایه مباهات کشور با این سطح تخصصی در جامعه است در سوی دیگر اما، نیاز به استعلام در این خصوص را فراموش ننماید. اصولاً به افرادی که صحبت های زیبا و سمینارهای جذاب برگزار می نمایند و با اطمینان ۱۰۰درصدی صحبت می‌کنند، شک کنید! در حوزه نرم افزار همانند حوزه فیزیک و جریان نسبیت انیشتین هیچ چیز  ۱۰۰درصد نیست. کارشناسان مورد استعلام شما حتماً در حوزه نرم افزار دارای تخصص باشند.

چالش دوم : نرم افزارهای قبلی ارایه شده توسط اشخاص و شرکت ها را مطالبه کنید. طبیعتاً کسانی که تا کنون یک خط برنامه ننوشته اند و یا تجربه ی نرم افزاری ندارند، نمی توانند کارشناس مورد اطمینان در خصوص پیشنهاد نرم افزار خودشان و یا حتی توصیه کننده استفاده از نرم افزاری باشند. چرا که تحلیل های لازم از تولید و توسعه نرم افزار را فراگیری ننموده اند و دقیقاً نمی دانند در مورد چه گزینه هایی صحبت میکنند. اطلاع کافی ندارند که در حوزه چرخه عمر نرم افزار و سیستمی کردن فرآیند ها چه آیتم هایی برای ارایه حداکثری و حداقلی نیاز است. این دست افراد اصولاً با تعریف از نرم افزار های متن باز یا قفل شکسته پیش رو خواهند آمد.

چالش سوم : چنانچه مجبور به استفاده از نرم افزار متن باز یا قفل شکسته خارجی و یا حتی فارسی سازی شده همانند ( بیزاجی یا پروسس میکر یا…) به صورت موقت شده اید، تنها با شرکت هایی کار کنید که در حوزه نرم افزار فعالیت دارند نه در حوزه آموزش و استقرار چرا که آموزش BPMS و BPMN به کارشناسان واحد فناوری سازمان یا شرکت شما تنها ۲ تا ۴ ساعت زمان می طلبد و نیاز به حضور شرکت ثالث برای استقرار فرآیند ها نیست. با شرکت هایی فعالیت نمایید که افزونه یا قابلیت های ویژه و بومی ایرانی (خاصی) را به نرم افزار BPMS اضافه نموده اند نه با شرکت هایی که تنها فارسی سازی یا اقدام به شکستن قفل نرم افزاری نموده اند. چرا که تجربه کارکردن با این دست شرکت ها، بسیار ناگوار است.

چالش چهارم: شرکت هایی هستند که مدعی ساخت و تولید نرم افزار BPMS هستند. این امر ممکن است توسط شرکت های دارای سابقه بسیار طولانی و یا شرکت های دارای کارشناسان متبحر رخ دهد. اصلاً دور از ذهن نیست که بتوان با ابزارهای پیشرفته برنامه نویسی، فریم ورک و قابلیت های بانک اطلاعاتی های متعدد ابزارهایی در این زمینه تولید نمود. اگرچه بازهم نیازمند زمان کافی و سرمایه گذاری برای تولید است، کافیست قبل از خرید، یک درخواست غیرمعمول در فرم ساز یا فرآیند ساز داشته باشید. این اقدام باعث خواهد شد تا چک کردن توانمندی شرکت در توسعه مداوم پروژه را قبل از خرید نرم افزار BPMS محک بزنید.

چالش پنجم : شرکت های ارایه دهنده نرم افزار BPMS مطابق با قانون موظف به پشتیبانی، آموزش، تطبیق یک فرآیند در سازمان شما، ارایه نسخه های بروز رسانی هستند. این دست فعالیت ها توسط شرکت ها و اشخاص توسعه دهنده ارایه نمی شود. درخواست بروز رسانی یا سفارشی سازی حتی غیر رایگان را در قرارداد قید نمایید. با کارشناسان تولید و توسعه، پشتیبانی شرکت آشنا شوید و از استقرار یک مرحله ای و بدون نیاز به برنامه نویسی در مجموعه یا سازمان خود اطمینان حاصل نمایید.

در ادامه با BPMS آشنا خواهیم شد :

نظرات و گفتاورد های متعددی در باب معرفی ساختارمند نرم افزارهای BPMS ارایه شده است. اما قبل از آن کافیست کمی با ساختار پروژه های فرآیند محور آشنا شویم. باید بدایم که کدام قسمت از یک نرم افزار کامل است و می تواند ما را به BPMS برساند و یا کدامیک از بخش های نرم افزار در صورت وجود، آن را BPMS خواهد ساخت. در پاسخ این فرآیند ها الزام به آن داریم که کمی با نرم افزارها آشنا شویم. نرم افزارها گونه های مختلفی دارند. این گونه ها ساختار و نحوی کاربرد آنها را متفاوت خواهد نمود.

  • نرم افزار های مبتنی بر سیستم عامل مایکروسافت ویندوز
  • نرم افزار های مبتنی بر وب

نرم افزارهای مبتنی بر سیستم عامل های مایکروسافت که قابلیت بهره برداری تحت شبکه یا سرور محلی را دارا هستند، (همچون بیزاجی) از جمله ابزارهای پر سرعت در زمینه طراحی و پیاده سازی فرآیند ها هستند. از جمله کارایی نرم افزارهای تحت ویندوز، پوشش یک شعبه از یک مجموعه را به صورت اختصاصی، ارایه سرعت متناسب در عملکرد می توان نام برد. این دست نرم افزارها نیاز به رعایت ایمنی داده ها ندارند، زیر بدون نیاز به اینترنت نیز کار میکنند و اصولاً برای هر رایانه نیاز به یک قفل سخت افزاری یا نرم افزاری دارند. سرعت در نرم افزار های مبتنی بر ویندوز مطابق با بررسی های انجام شده مرتبط به حافظه داخلی سیستم و سیستم عامل نیز خواهد بود.

نرم افزارهای مبتنی بر وب ( تحت وب یا کلود ): ابزارهایی که با استقرار بروی سرور یا سیستم های رایانه ای شما، فارغ از مشکلات سیستم عاملی و پایداری سیستم عامل، در شبکه اینترنتی یا شبکه محلی در دسترس هستند. طبعاً این ابزارها، به دلیل استفاده از رابط های سرعت اینترنت، سرعت شبکه، سرعت مرورگر، سرعت رایانه، متغیر است. اما می توان با کمی دقت نرم افزار تحت وب یا ابری با سرعت مطلوب در اختیار داشت. بعد از آن یکی دیگر از دلایل باب طبع بودن این دست نرم افزار ها، دسترسی در هر شرایطی و با هر سیستم عاملی است. بهتر است باز هم اشاره کرد که امنیت در نرم افزارهای تحت وب یک مولفه گرانبهاست.

نرم افزارهای BPMS باید قابلیت تولید، توسعه و بهبود مستمر عملیات ها در سازمان مطبق بر استاندارد BPMN را در اختیار مدیران فناوری اطلاعات مجموعه ها قرار دهند. اما قرار نیست یک مدیر فناوری اطلاعات، پیش نیاز ها را نیز آماده سازی کند. بلکه برخی ابزارها باید در نرم افزار وجود داشته باشد. باید بتوان در یک نرم افزار BPMS گروه های کاربری و نقش ها را ایجاد و مدیریت نمود ( به اصطلاح رل ها رول ها ). این دست نرم افزارها اصولاً باید دارای فرم ساز های قوی باشند تا بتوانند نیازهای فرآیند ها را به خوبی پشتیبانی و برطرف نمایند. استفاده از حداکثر امکانات مواردی است که شما در حین کار به آنها نیاز پیدا خواهید کرد. مواردی از جمله وب سرویس ها و ابزارهای جانبی از این دست ملزومات هستند.

حضور BPMS در سازمان مانعی برای استفاده از سایر نرم افزارها نیست، بلکه تعامل بیشتر نرم افزارهای MIS و ERP را به دنبال خواهد داشت. فراموش نکنیم که این دست نرم افزارها نه قابل مقایسه با یکدیگرند و نه این اقدام باید صورت پذیرد. بلکه نرم افزار BPMS بهتر است جایی برای حضور سایر نرم افزار ها و بهره گیری از داده های بانک های اطلاعاتی فراهم آورد. زیرا دگرگونی نرم افزاری در یک سازمان قرار نیست اتفاق افتد. استقرار نرم افزار های بی پی ام اس یا مدیریت فرآیند به سادگی و در عین حال روشی استاندارد برای تعامل و واکشی اطلاعات و ایجاد انسجام بین دپارتمان ها است.

این مقاله به کوشش گروه بهسا ارایه و در آینده بروز رسانی می شود. از شما تقاضا داریم در صورت تمایل با نظرات خود ما را در ارایه مفهوم بهتر و تجارب شخصی شما راهنمایی فرمایید.

به تعاریف BPMS امتیاز دهید
  • چالش انتخاب BPMS
  • بهترین نرم افزار BPMS
  • چگونه BPMS بخریم
  • BPMS چیست؟
  • انواع نرم افزارهای BPMS

خلاصه

با درج امتیاز خود به این مطلب، ما را در ارایه بهتر مطالب کمک آموزشی و اطلاع رسانی در این حوزه یاری نمایید.

5.0
درباره نویسنده

09120334542

یک دیدگاه